4 Metode Sederhana Untuk Meningkatkan Produktivitas Bekerja
Metode untuk menentukan prioritas, mengatur jadwal dengan efektif, dan mengerjakan task dengan fokus.
Konteks
Dalam pekerjaan sehari-hari, kita pasti punya banyak tugas dan deadline.
Ada berbagai ceklis yang harus kita selesaikan sesuai tenggat waktu yang ditentukan.
Belum lagi ditambah dengan jadwal meeting, tugas tambahan dadakan di tengah minggu, masalah yang tiba-tiba harus diselesaikan, distraksi dan kehilangan fokus, hingga kebiasaan menunda-nunda.
Di tengah-tengah chaos ini, kita berharap bisa produktif menyelesaikan deadline tepat waktu dan menyelesaikan banyak ceklis.
Tapi yang sering terjadi, kita merasa sibuk mengerjakan banyak hal tapi ternyata tidak ada yang selesai. Dan tanpa sadar, tau-tau sudah malam hari atau hari Jumat lagi, dan kita merasa gagal dan tidak produktif.
Sounds familiar?
Buat saya, kondisi ini sangat familiar dan cukup sering membuat saya frustrasi. Karenanya sejak lama saya terobsesi untuk mempelajari berbagai sistem produktivitas untuk mencari yang terbaik untuk diri saya sendiri.
Hasilnya, ada beberapa metode simpel yang saya pelajari dan sudah gunakan setiap hari. Metode simpel ini berhasil membantu saya bekerja lebih produktif dan efektif.
Target Tulisan Ini
Metode yang akan saya bagikan di tulisan ini, akan berguna untuk kamu yang:
- Merasa setiap hari mengerjakan berbagai ceklis yang terasa tidak pernah selesai
- Merasa sangat sibuk, tapi tidak merasa bahwa pekerjaan yang kamu selesaikan memberikan dampak
- Memiliki target jangka panjang, tapi tidak merasa kamu menghasilkan kemajuan
- Sering overthinking dalam menyelesaikan pekerjaan, lupa hingga deadlinenya terlewat, atau terbiasa menunda-nunda (procrastinating)
Secara umum, beberapa masalah di atas adalah masalah yang umum dihadapi oleh pekerja muda. Karenanya, saya ingin berbagi metode produktivitas yang saya pelajari dan praktikkan.
Sebagai disclaimer: menulis ini tidak menjadikan saya sebagai productivity expert. Sama seperti orang kebanyakan, saya juga terkadang mengerjakan task lewat dari deadlinenya, menunda-nunda, atau sibuk tapi tidak produktif (tim saya bisa mengonfirmasi ini, I’m an open book😄).
Tapi saya sudah mempraktikkan empat metode berikut dan berhasil meningkatkan produktivitas saya.
Berikut empat metode yang akan membantu kamu pelan-pelan menyelesaikan masalah di atas dan meningkatkan produktivitas dalam bekerja.
1. Mengambil Keputusan dengan Eisenhower Matrix
Semua pekerjaan selalu dimulai dengan decision making alias pengambilan keputusan.
Contoh: mengerjakan tugas A atau B dulu? Mengerjakan tugas C hari ini atau besok menjelang deadline? Mendelegasikan pekerjaan D ke tim lain tapi kita ragukan hasilnya, atau mengerjakannya sendiri tapi memakan waktu yang lama?
Keputusan yang tidak tepat seringkali berujung pada pengerjaan yang tidak efektif. Misalnya ketika kita memutuskan mengerjakan A terlebih dahulu karena lebih mudah, padahal B lebih penting dan urgent meski lebih susah. Karenanya, skill decision making yang efektif sangat menentukan produktivitas kita dalam bekerja.
Eisenhower Matrix adalah tool sederhana untuk membantu kita mengambil keputusan dengan lebih efektif. Ketika dihadapkan pada banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, Eisonhower Matrix membantu kita untuk menilai apakah sebuah pekerjaan penting (important) dan urgent.
Dengan Matrix sederhana ini, semua pekerjaan kita dari task kecil hingga project besar, akan bisa masuk ke salah satu dari empat kategori berikut.
- Urgen & Penting: kerjakan secepatnya, jadikan prioritas
- Tidak Urgen, tapi Penting: jadwalkan waktu untuk mengerjakannya nanti
- Urgen, tapi Tidak Penting: delegasikan ke orang lain
- Tidak Urgen & Tidak Penting: tidak usah dikerjakan / coret dari daftar kerja
Memetakan semua pekerjaan kita menggunakan Matrix ini akan membantu kita terhindar dari jebakan urgensi: menganggap semua tugas harus dikerjakan sekarang, sehingga kewalahan/pusing sendiri (overwhelmed).
Tidak semua pekerjaan itu penting, bahkan tidak semua pekerjaan penting itu urgen. Dengan mengetahui ini, kita jadi bisa mengatur prioritas serta menentukan bagaimana dan kapan mengerjakannya, sehingga kita bisa lebih efektif dan produktif.
2. Menentukan Prioritas Dengan Prinsip Pareto
Prinsip Pareto adalah konsep yang dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi Italia Vilfredo Pareto, yang sering juga disebut Prinsip 80/20.
Prinsip ini menyatakan bahwa untuk banyak kejadian, 80% result dihasilkan oleh 20% effort/aktivitas yang kita lakukan.
Beberapa contoh Prinsip Pareto:
- Dalam meeting, 80% keputusan yang diambil biasanya dilakukan hanya di 20% waktu meeting.
- Dalam sales, 80% total revenue berasal dari 20% customer.
- Dalam kehidupan sehari-hari, kita biasanya hanya menggunakan 20% baju yang kita punya.
Dalam konteks produktivitas bekerja, Prinsip Pareto berarti: kalau kita ingin meningkatkan produktivitas, kita perlu mencari tahu apa pekerjaan penting yang bisa dikerjakan dalam 20% total waktu bekerja kita, yang bisa menghasilkan 80% hasil dari total keberhasilan pekerjaan kita. Sebaliknya, seringkali kita malah terjebak sibuk menghabiskan 80% waktu kita untuk mengerjakan tugas yang hanya berkontribusi pada 20% hasil.
Metode ini akan efektif membantu kita menentukan prioritas, menentukan pekerjaan mana yang perlu didahulukan, hingga mengatur waktu dan jadwal.
Untuk bisa mengaplikasikan Prinsip Pareto secara efektif, kita perlu menilai dan mengevaluasi pekerjaan yang biasa kita lakukan, dan seberapa lama biasanya kita mengerjakan pekerjaan tersebut.
Lalu identifikasi pekerjaan mana yang bisa menghasilkan 80% hasil. Fokus ke pekerjaan tersebut dan jadikan pekerjaan tersebut prioritas. Dengan cara ini, produktivitas kita akan bisa meningkat secara pesat.
3. Mengalokasikan Waktu Bekerja Dengan Time Blocking
Time Blocking adalah metode simpel untuk mengatur jadwal bekerja kita dalam blok-blok waktu tertentu. Setiap blok waktu dijadwalkan khusus untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan spesifik atau satu kelompok pekerjaan yang setipe.
Metode ini membantu kita memiliki kalender yang konkret. Sebelum kita memulai bekerja, kita sudah memetakan ceklis apa saja yang harus dikerjakan pada hari ini. Lalu masukkan pekerjaan yang setipe dalam satu kelompok, pisahkan pekerjaan yang berbeda, lalu jadwalkan blok waktu khusus untuk masing-masing pekerjaan/kelompok pekerjaan tersebut.
Sebagai contoh dalam ilustrasi berikut, dalam blok Create client proposal, bisa jadi yang dikerjakan lebih dari 1 proposal. Begitu juga dengan blok meeting: bisa jadi beberapa meeting dikumpulkan dalam satu periode waktu tersebut.
Dengan memiliki blok waktu yang jelas sejak awal hari, kita tidak perlu menentukan lagi apa yang harus difokuskan ketika bekerja. Kita sudah melakukan itu di awal; kita sudah tahu apa saja yang harus dikerjakan, dan sisanya kita cukup mengikuti jadwal mengerjakan tugas sesuai blok waktu yang ditentukan.
Metode mengelompokkan pekerjaan dalam satuan waktu tertentu ini juga bisa diaplikasikan dalam beberapa variasi, misalnya:
- Task Batching: mengumpulkan beberapa pekerjaan setipe dalam satu kelompok dan mengerjakannya dalam satu waktu untuk menghindari context switching. Misalnya: membalas semua email/slack/whatsapp dalam satu waktu.
- Day Theming: menjadwalkan hari-hari tertentu untuk fokus atau tanggung jawab yang spesifik. Metode ini membantu terutama untuk kamu yang memiliki beberapa area fokus dalam satu waktu. Misalnya: menjadwalkan Selasa sebagai hari meeting, Rabu sebagai hari mengerjakan riset dan ideation, Kamis sebagai hari content creation & promotion.
Intinya, mengelompokkan pekerjaan dalam satu waktu spesifik membantu kita lebih mudah fokus.
Pro Tips: Salah satu aplikasi yang saya gunakan untuk membantu saya mengatur Time Blocking adalah Clockwise.
4. Fokus Menyelesaikan Tugas Dengan Teknik Pomodoro
Setelah memutuskan status sebuah pekerjaan, menentukan yang mana yang prioritas, dan menjadwalkan waktu pengerjaan, maka hanya tinggal satu langkah untuk memastikan kita bisa produktif: mengerjakannya dengan fokus.
Teknik Pomodoro adalah metode yang sangat membantu untuk bisa fokus menyelesaikan sebuah pekerjaan. Apalagi untuk kita yang terbiasa terdistraksi membuka layar handphone ketika bekerja, atau kita yang sering tanpa sadar membuka tab baru untuk membuka sosmed ketika bekerja.
Prinsip dasar Teknik Pomodoro adalah menentukan chunk waktu tertentu (umumnya 25 menit) untuk menyelesaikan sebuah task; dan selama waktu tersebut berjalan, kita hanya fokus mengerjakan task itu saja.
Simpelnya kurang lebih seperti ini:
- Pilih pekerjaan/task yang ingin kita kerjakan
- Set timer selama 25 menit (satu slot waktu ini disebut satu Pomodoro)
- Fokus kerjakan pekerjaan/task tersebut hingga timer berbunyi
- Ambil waktu istirahat selama 5 menit
- Mulai lagi siklus satu Pomodoro, baik untuk pekerjaan/task yang sama jika belum selesai, atau berlanjut ke pekerjaan/task yang lain.
Beberapa orang juga menyarankan setiap 4 siklus Pomodoro, ambil waktu istirahat yang lebih panjang (20–30 menit).
Saya sendiri jarang menggunakan metode ini hingga 4 siklus. Tapi ketika mengerjakan task/pekerjaan yang butuh fokus, saya selalu menyalakan timer dan menggunakan teknik Pomodoro. Selama pengerjaan tugas, saya tidak membuka apapun kecuali yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut.
Teknik ini sangat membantu saya bisa fokus dan menyelesaikan pekerjaan sedekat mungkin dengan deadline yang diberikan.
Pro Tips: timer yang digunakan bisa berupa timer manual (yang biasa digunakan di dapur seperti ini) maupun berbagai aplikasi di desktop/mobile. Saya sendiri menggunakan aplikasi Forest sebagai extension di Chrome dan Be Focused di Mac.
Summary
Untuk menutup, berikut ringkasan empat metode yang bisa kita gunakan untuk meningkatkan produktivitas bekerja:
- Mengambil keputusan dengan Eisenhower Matrix
- Menentukan prioritasi dengan Prinsip Pareto
- Mengalokasikan waktu bekerja dengan Time Blocking
- Fokus Mengerjakan Tugas Dengan Teknik Pomodoro
Semoga bermanfaat!
